Seus controles não podem estar só no papel

Seus controles não podem estar só no papel

Artigo escrito por Manoel Carlos, Executivo de Negócios na Mercatus Tecnologia

Seus controles ainda estão no papel?

Conversando com vários diretores e gestores, fiquei surpreso quando muitos deles me disseram que ainda fazem controles em agendas e cadernetas ou simplesmente não fazem.

Esses mesmos gestores são excelentes administradores e suas empresas são destaques no segmento em que atuam. Eles possuem smartphones de última geração conectados a smartwatch e administram suas redes sociais pessoais e as redes dos seus negócios muito bem.

Então, qual seria o motivo de ainda fazerem gestão no papel, cuidarem de questões financeiras em agendas e controlarem o saldo do estoque em cadernetas?

Acredito que o principal motivo é interno e está enraizado no estado atual das coisas em que cada pessoa está inserida.

“STATUS QUO” significa, literalmente, "no estado em que as coisas estavam antes da guerra". Essa expressão surgiu por volta de 1700, num período de muitas revoluções mundiais.

O termo ainda é utilizado com frequência, seja para manter o status quo seja para inovar desafiando o estado atual das coisas.

Os controles em papel, atualmente, ainda são usados por muitos negócios, em diferentes segmentos. Mas precisamos questionar o quanto funcionam e quais os riscos de mantermos essa prática. 

"Do jeito que está sempre funcionou" - frase clássica que você já deve ter escutado inúmeras vezes. Sabemos que a humanidade evoluiu e chegou até aqui depois de diversas adaptações aos mais diferentes cenários, ou seja, "do jeito que está sempre funcionou" não pode ser mais uma afirmação. É importante entender os riscos que envolvem a escolha de lidar com os processos e fazer as atividades sempre da mesma forma.

Estamos vivenciando uma grande aceleração digital e precisamos embarcar e sair da inércia. Para isso, não precisamos ser tão inovadores assim (veja o status quo presente novamente), podemos utilizar as ferramentas disponíveis, que já ouvimos falar e provavelmente até já experimentamos, mas deixamos de utilizar por comodismo. Como diria Don Vito Corleone em “O Poderoso Chefão III”: “Quando eu pensei que estava fora… eles me puxam para dentro!”. 

Para dar o primeiro passo, veja essas sugestões para sair do controle em papel:

A velha e boa planilha: EXCEL. E sabe o que mais pode te ajudar? O pacote 365 permite que você compartilhe sua planilha na nuvem com outras pessoas envolvidas na atividade, tornado o trabalho extremamente colaborativo e mais seguro. Isso mesmo: mais segurança na internet. Imagine os problemas que poderiam acontecer com seu controle físico em papel, como molhar, rasgar, perder etc.

Você pode utilizar também o GOOGLE DOCS: é possível fazer planilhas, textos, apresentações e muito mais. Você e seu empreendimento podem trabalhar de forma colaborativa, por meio de computadores, notebooks, tablets ou celulares. Sem falar na opção de inserir comentários e fazer o versionamento do que está sendo apurado. Tudo estará na nuvem e você não precisará se preocupar com backups.

Essas sugestões são válidas para profissionais autônomos e empreendimentos de qualquer segmento. Eu mesmo, por exemplo, uso as duas ferramentas.

A sugestão final é investir em um sistema ERP na nuvem. Com ele, seu mercado, loja, distribuidora de alimentos, consultório, academia, box no Ceasa etc. ganha um controle centralizado, agilidade com as rotinas automatizadas, como controle de saldo e custo de estoque, controle financeiro e dashboards para apuração de lucros e resultados.

Existem diversos softwares específicos para cada segmento, que estarão preparados para atender a necessidade do seu negócio. 

Sistemas em nuvem não são novidades, mas, assim como nós, eles continuam avançando e melhorando sempre, desafiando o estado atual das coisas. 

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